RFID & Dokumenten-Management
RFID System: Lösung für ein effizientes Dokumentenmanagement
Die Vorteile eines RFID Systems beschränken sich nicht nur auf industrielle Fertigungsprozesse oder logistische Systeme. Auch im Rahmen des Dokumentenmanagements kann ein RFID System wertvolle Hilfe leisten.
Das Grundprinzip ist denkbar unkompliziert: Betreffende Dokumenten werden mit einem RFID Transponder gekennzeichnet. Je nach Erfordernis wird die weitere Technik – bestehend aus RFID Lesegerät und RFID Antenne in den betreffenden Arbeitsbereich integriert.
Formschöne Lösungen garantieren dabei ein ästhetisches Arbeitsumfeld, das auch im öffentlichen oder halböffentlichen Räumen wie Bibliotheken oder Büroräumen leicht und unauffällig zu installieren ist.
Die Anwendungsgebiete sind dabei so vielfältig wie die Erscheinungsformen der RFID-Systeme: Dokumente können mit Hilfe eindeutiger Nummern zugewiesen, aufgefunden, archiviert, abgelegt oder verfolgt werden, immer aber eindeutig und schnell ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand vom Host identifiziert werden.
Funktion des RFID Systems
RFID Systeme können vor allem bei der Lokalisierung von Dokumenten Zeit und Arbeitsaufwand ersparen und damit die Effizienz steigern. Dafür stehen je nach Aufgabenbereich mehrere Anwendungsmöglichkeiten zur Auswahl:
- Fest installierte RFID Leser an Türen ermöglichen die Kontrolle des Dokumentenbestands und die Nachverfolgung von Dokumentenwegen. Durch RFID Lesegeräte an Ein- und Ausgängen kann eindeutig festgestellt werden, ob ein Dokument einen Bereich verlassen hat oder eingegangen ist. Neben der systematischen Nachverfolgung bietet diese Identifikations-Technologie damit auch Lösungen für Sicherheitsfragen.
- Die gezielte Suche nach Dokumenten im Arbeitsprozess ist mit Hilfe von kleinen Desktop-Lesegeräten und Antennen, die sich durch ihr ansprechendes Design sehr gut in den Arbeitsbereich integrieren, möglich. Das RFID System kann dabei direkt vom Arbeitsplatz aus angestossen werden und gibt durch die auf den Dokumenten befindlichen RFID-Transponder den Ablageort genau an. Die zeitraubende manuelle Suche nach Dokumenten in Büros oder Archiven wird damit deutlich vereinfacht.
Vorteile des RFID-gestützten Dokumentenmanagements
Die durch den Einsatz von RFID Systemen mögliche Verfolgung von Dokumentenwegen sorgt für Transparenz. Damit ist ein unabhängiger Zugang zu allen gelisteten Informationen gewährleistet. Dies erhöht die Sicherheit, Zuverlässigkeit und die Produktivität in Arbeitsprozessen. Vor allem organisatorische Abläufe können mit Hilfe der auf den Speicherchips gesammelten Information sinnvoll und gezielt verbessert werden, die Möglichkeit, Dokumente jeder Art zu jeder Zeit genau zu lokalisieren spart zusätzlich viel Zeit ein.
Die Installation eines RFID Systems verbessert und erleichtert somit die Organisation von Arbeitsdokumenten und vereinfacht den Arbeitsprozess.